Toiminnan ohjaus käsikirjasto osa A - VITALGO FRM -Finland

Laatukäsikirja

versio 2.0

  • Pitää sisällään kuvauksen toiminnasta, organisaation rakenteista, tietosuojaselosteen sekä toiminnan laadun perusteista
  • On pohjana yrityksen sisäiselle toimintakäsikirjalle (osa B)
  • Viitatut lomakkeet löytyvät sisäisestä toimintakäsikirjastosta

 

Laadittu 10.07.2015

Laatija

Päivi Saarijärvi

omistaja, FRM -vireysvalmentaja

VITALGO




Viimeisin päivitys aina punaisella. Edellinen lisäys normalisoiden samalla muuttamalla sen teksti mustaksi. Päivityspäivämäärä allekirjoitussivulla.

 

Sisällysluettelo:

 

OSA A:

 

 

Johdanto 2

Toimintastrategia 3

Visio ja arvot 4

Laadun perusteet 5

Viestintäsuunnitelma ja tietosuoja 6

Tietosuojaseloste 7

Organisaatiorakenne ja yhteistyö 10

Palveluprosessin kuvaus 11

Allekirjoitus 12

 

Johdanto:

 

Yrityksen nimi: VITALGO

 

Vastuuhenkilö:  Päivi Saarijärvi

 

Yhteystiedot:

Osoite: Koivumäentie 207, 05200 RAJAMÄKI

Puhelin: 050-4119663

Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

www-sivut: https://www.vitalgo.fi/

Palvelujen tilausportaali: https://shop.vitalgo.fi/   ja/tai   henkilökohtainen kontaktointi,  

 

Y-tunnus: 2451187-6

 

Yritystä johtaa omistaja Päivi Saarijärvi, jonka tehtävät kattavat yleisen yritystoiminnan pyörittämisen, asiakaskontaktien hankkimisen, neuvottelut sekä asiakassuhteiden ylläpidon ja valmentamisen kuten myös yhteistyökumppaneiden yleisen FRM-koulutuksen ja sopimukset.

 

Yrittäjälla on peruskoulutusta  kaupalliselta alalta, yritysjohtamisesta, ravitsemustieteestä, psykologiasta, muutosvalmentamisesta ja NLP metodeista sekä 30 vuotinen työkokemus mm. maatilanhoidon, matkailun, hoitoalan, koulutuksen ja ilmailun parista, joista esimiestyötä sekä väsymysriskinhallinnan menetelmiä vuodesta 2005 lähtien.

 

FRM -vireysvalmentajat ovat omien alojensa ammattilaisia (ravitsemus- ja liikuntatiede, NLP, PT, Coach, muutosvalmentaja), jotka ovat sitoutunet FRM -vireysvalmentajan työhön (lomake V1.pdf)  ja yhteistyöhön VITALGOn kanssa (lomake V2.pdf). Heidät on lisäksi koulutettu FRM opinnoilla yrityksen toimintakäsikirjan mukaisesti, josta heillä on todistus FRM -alkeista (lomake T1.pdf) ja vireysvalmentajatodistus (lomake T2.pdf) sekä voimassaoleva jatkokoulutustodistus (lomake T3.pdf)

 

Toimintastrategia:

 

Strategiset laatutavoitteet:  

 

  • FRM tietoisuuden yleinen lisääminen erilaisissa organisaatioissa
  • Pitkäjänteinen toiminta asiakasyrityksessä, jolloin opitaan tuntemaan toimintaympäristö ja organisaatio, näin kehittäen ja valmentaen yritystä ja sen työtekijöitä yhdessä esimiesten kanssa kohti väsymyksenhallintaa
  • Lisätä avoimuuden, luottamuksen, sitoutumisen ja omavastuun kulttuuria läpi organisaation FRM.n pääperiaatteiden mukaisesti
  • Saavuttaa asiakassuhteen pysyvyys ja  asiakastyytyväisyys, joka perustuu työilon, yleisen vireyden,  turvallisuuden ja tulosten lisääntymiseen sekä yhteistyöhön kohti organisaation resilienssiä



Strategian perusteet ja käytäntö:

Strategia pohjautuu liiketoimintasuunnitelmaan, jota päivitetään vuosittaisella toimintasuunnitelmalla.

FRM -vireysvalmennusta VITALGO tuottaa enimmäkseen jakso- tai vuorotyöaloilla.

Se käsittää:

 

  • ryhmäkoulutuksia vireyteen mm. jatkokoulutuksia ammattikuljettajille
  • Esimiesvalmennusta räätälöidysti yrityksen sisällä laatutavoitteittemme mukaisesti
  • yksilövalmennusta työntekijän vireyden haastekohtia tukemaan
  • verkkokoulutusta muuta työtä tukemaan

 

Kevyempää vireysvalmennusta VITALGO tekee missä tahansa yrityksissä sekä myös yksilöille. Yrittäjä luennoi unesta, vireydestä sekä FRMstä, valmentaa muutosvalmentajana  ja toimii Virvote tuotemerkin parissa kirjoittaen, valmentaen ja tarjoten mm. verkkokursseja valmennuksien eri aiheista.

Toiminta-alue on pääsääntöisesti Suomi.

 

Visiona on olla Suomen menestynein ja kannattavin vireyden edistäjä,  väsymyksen hallinnan osaaja ja FRM tuottaja.

 

Arvot ovat rohkeus, luottamus, ilo, rehellisyys, välittäminen ja vastuunotto.

 

  • Toteutamme ilon avulla rohkeasti asioita, joita pidämme arvokkaana.
  • Luotamme ihmisiin ja heidän kykyynsä ja haluunsa saada aikaan parempaa.
  • Rohkenemme todeta epäkohdat, ja pyrimme aina korjaamaan ne ilman syyllisten etsimistRehellisyys ja avoimuus on lähtökohtamme ihmisten väliseen toimintaan.
  • Rehellisesti on myönnettävä vireyden olevan niin iso asia, että kaikkea emme voi tietää - mutta lupaamme aina ottaa asioista selvää!
  • Rehellisyys ei ole lyömäase, vaan luottamuksen kivijalka (Platon)
  • Asiat hoidetaan inhimillisellä tavalla, otamme ihmisen kokonaisvaltaisesti huomioon.
  • Välitämme ihmisistä - välinpitämättömyydellä ja yhdentekevyydellä on saatu jo aikaan liikaa pahaa. 

 

Hyvinvointiin työssä ja muussa elämässä kuuluu itsestä ja muista huolenpitäminen, riskien minimoiminen ja tuotannosta huolehtiminen - noudatamme tätä tietenkin itse ja odotamme sitä myös  yhteistyökumppaneiltamme.

 

 

Laadun perusteet:

 

VITALGO tuottaa asiakkailleen Suomen / EUn lait ja asetukset täyttävää sekä asiakkaan toimintaympäristön tuntevaa yritysvalmennusta ja koulutusta väsymysriskinhallinnasta.

 Asiakasyrityksen toimintaa kunnioittava ja tunteva, luottamuksellinen ja joustava palvelu ovat toimintamme kulmakiviä.

 Tutkimukseen ja tosiasioihin perustuva työ ja päätöksenteko, sisäisen toimintakäsikirjamme (Toiminnan ohjaus käsikirjasto Osa B) noudattaminen sekä  jatkuva toiminnan parantaminen, kerätyn ja saadun palautteen perusteella, takaa laatua sekä sisäisesti että ulospäin asiakkaisiin päin.  

 Laatua valvotaan palautteiden  lisäksi toiminnan sisäisellä vuosittaisella arvioinnilla (lomake P1.pdf)  ja tulevaisuudessa mahdollisen viranomais- auditoinnin (Yritysneuvoja Keuke / Trafi / Työeläkeyhtiö tms) kautta.

Henkilöstö osallistuu sekä uusien palveluiden että sisäisen toiminnan kehittämiseen ja antaa palautetta kaikista havaitsemistaan kehittämistarpeista, puutteista ja asiakkaiden toiveista (lomakkeet P2.pdf ja P3.pdf).

 

VITALGOn omistaja osoittaa omalla toiminnallaan sitoutumisensa laatutavoitteisiin ja yrityksen arvoihin sekä luo mahdollisuudet laatutoiminnan toteuttamislle ja huolehtii vireysvalmentajien sekä muiden yhteistyötahojen motivoinnista ja ammattitaidon ylläpidosta FRM:n osalta.

 Tunnemme kaikki yrityksen laatupolitiikan ja pidämme lupauksemme.

 

 

Viestintäsuunnitelma ja tietosuoja:

 

Sisäisesti VITALGO viestii omistajan ja valmentajien välillä vähintään kuukausittaisilla tapaamisilla, sähköpostilla, puhelimella sekä pilvipalvelun kautta.

 

VITALGOn ulkoinen viestintä kulkee pääasiassa omistaja Päivi Saarijärven kautta asiakasyrityksiin. FRM -vireysvalmentajat voivat kuitenkin olla suoraan tarvitessa yhteydessä suoraan asiakkaan yhteyshenkilöön  asiakaskohtaisesti sovittuna. Viestintä tapahtuu sähköpostin, puhelimen ja henkilökohtaisten tapaamisten sekä Mailchimp- ja Surveymonkey työalustojen kautta.

 

Yleistä viestintää VITALGO harjoittaa kirjoissaan sekä yrityksen verkkosivuilla ja Virvote tuotemerkin tarjonnassa.

 

Ongelma- /kriisitilanteissa viestintä tapahtuu parhaiten sopivalla tavalla, joko tapaamisissa tai puhelimitse. Näitä täydennetään sovituilla dokumenteilla. Esimerkiksi sairastumistapauksissa valmentaja ottaa yhteyttä suoraan valmennettavaan ja sopii seuraavan ajan. Vahinkotapauksissa tai poikkeustilanteissa omistaja on yhteydessä asiakkaaseen etusijassa puhelimitse tai henkilökohtaisella tapaamisella.

 

Pilvipalvelu on VITALGOn pääsääntöinen dokumenttien säilytystapa. Kirjalliset lomakkeet löytyvät sisäisestä toiminnanohjauskäsikirjastosta. Niihin viitataan aina kyseisellä lomakekoodilla. Asiakkaan allekirjoittamia tulostettuja sopimuksia säilytetään yrityksen toimiston lukittavassa arkistokaapissa, jonne on pääsy vain yrityksen johdolla.

 

Tietoturvallisuus / tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi: VITALGO tietosuojaseloste

2. Rekisterinpitäjä: VITALGO, y-tunnus  2451187-6
Koivumäentie 207, 05200 RAJAMÄKI
puhelin 050-4119663
sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

3. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö:
Päivi Saarijärvi, TJ, FRM -vireysvalmentaja VITALGO
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen., joka on käynyt 10.1. 2018 Keudan koulutuksen rekisterin pitoon (Lexia, Markus Myhrberg) ja jakanut koulutuksen tiedot ja materiaalit myös FRM-vireysvalmentajien käyttöön.


4. Henkilötietojen käsittely, tarkoitus ja oikeusperusteet:

VITALGOn FRM-vireysvalmennuksessa

- yritysasiakkaan yhteyshenkilöiden yhteystietoja kerätään asiakasjärjestelmään.

- valmennettavien asiakkaiden yhteystietoja kerätään

a) nimi valmennusten koontitaulukkoon (lomakepohja Y4)  laskutusta varten

b) nimi  yritykselle lähetettävään ostolaskuun liitteenä kk-tasolla

b) nimi ja yhteystietoja valmennuksesta tehtävään sopimukseen (lomake Y1.pdf) , vuosittaiseen valmennuksen hyödyn  seurantakyselyn totetuttamiseen (lomake Y2.pdf) ja mahdollisen hyvinvointipäiväkirjan pitämiseen (lomake Y3.pdf)

 

Rekisterinpitäjä ja FRM-vireysvalmentajat käyttävät näitä tietoja työssään.

Valmennettavien tiedot säilytetään enintään 3 vuoden ajan valmennuksen päättymisestä, jollei asiakkaan kanssa muuta ole sovittu erikseen.

 

Kirjanpidossa asiakasyrityksestä näkyy laskuissa ainoastaan yrityksen nimi, ei henkilötietoja esim. valmennettavien työntekijöiden nimiä. Erillisistä yksilövalmennuksista tai muusta myynnistä  laskussa näkyy ostajan nimi ja osoite.

Oikeusperusteena ovat valmennettavien kohdalla kirjallinen sopimus ja yleisesti suostumus asiakasrekisterissä oloon sekä yhteyshenkilöiden kohdalla oikeutettu etu (asiakassuhteen hoitoon liittyvät asiat).

 

5. Rekisterin tietosisältö

Nimi, osoite, postinumero- ja toimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä yritysasiakkaissa asema yrityksessä.


6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään, kun asiakassuhde on luotu ja valmennusten alettua. Yrityksistä haetaan päättäjien yhteystietoa yleisistä ja avoimista tietolähteistä markkinointia ja yhteydenottoa varten.


7. Tietojen siirtäminen ja vastaanotto

Asiakasyritysten valmennukseen ohjaamien valmennettavien nimitiedot luovutetaan laskutuksen yhteydessä ostolaskuihin. Tietoja käytetään sisäiseen tilastointiin.  Kirjanpidon yhteydessä menevistä henkilötiedoista on tehty erillinen sopimus ja kirjanpitäjä on sitoutunut rekisterinpitäjän ohjeisiin ja salassapitovelvollisuuteen. Samoin IT-tuesta vastaavan yrityksen kanssa on tehty erillinen sopimus ja IT-tuki on sitoutunut rekisterinpitäjän ohjeisiin salassapitovelvollisuuksineen.

Muita tietoja valmennuksesta tai valmennettavista ei luovuteta kolmansille osapuolille, jollei asiakas itse sitä halua esimerkiksi työterveyshuollon tietoon.

Tietoja ei koskaan luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.


8. Rekisterin suojauksen periaatteet

IT-järjestelmässä käsitellään asiakkaan nimeä ja yhteystietoja pilvipalvelun dokumenteissa, Mailchimpin ja Surveymonkeyn asiakaslistoilla. Näiden toimijoiden datan ylläpidosta ja tietosuojasta vastaavat Google, Mailchimp ja Surveymonkey.

Yrityksen verkkosivut ja laskutusohjelma  ovat Espoossa sijaitsevalla Connect Services OYn palvelimella. Palvelimen data on varmuuskopioitu automaattisesti ja on palomuurilla suojattu.

Tietojen käsittelyssä hyödynnetään teknistä tietosuojaa ja salasanasuojausta, joilla huolehditaan siitä, että syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille. VITALGOn kouluttamilla ja hyväksymillä FRM-vireysvalmentajilla on pääsy sovittuihin dokumentteihin salasanalla. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapito- velvollisuuden alaisia ja/tai ovat allekirjoittaneet asiaa koskevan vaitiolositoumuksen.

 

9. Tietosuojavastaava on Päivi Saarijärvi


10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

VITALGO, Päivi Saarijärvi

Koivumäentie 207

05200 RAJAMÄKI

 

tai sähköisesti osoitteeseen:

Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

 

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen henkilötiedon korjaamista tai tietojen kokonaan poistamista.  Korjausvaatimus on esitettävä rekisterinpitäjälle kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla kirjeitse, sähkö- postitse tai henkilökohtaisesti.

 

Organisaatiorakenne ja yhteistyö

 

VITALGO on toiminimi, jonka omistaja Päivi Saarijärvi tekee yhteistyösopimuksen valitsemiensa valmentajien kanssa. Sopimukset voimassa Pirteeks T:mi Anu Kososen  ja Tili-ilo Oyn Fortevalmennus Leena Koivun kanssa. Sopimuspohja ja yhteistyökuvaus löytyvät yrityksen sisäisestä toimintakäsikirjasta.

 

 

Palveluprosessin kuvaus

      1. Toiminta aloitetaan tutustumalla yritykseen, sen toimintaympäristöön ja sitä määrittäviin lakeihin sekä organisaation samalla, kun tutustutetaan johto ja omistajat FRM- vireysvalmennuksen mahdollisuuksiin.

      2. Yritykseen luodaan perusta sitouttamalla johto ja omistajat väsymyksen hallintaan kautta organisaation. Sitouttamisen merkkinä allekirjoitettu sopimus (lomake S1.pdf), joka toimii dokumenttipohjana  väsymyksen hallintaan organisaatiossa.

      3. Työn laajuutta määrittelee allekirjoitettu  konsultointisopimus (lomake S2.pdf) jota täydentävät  asiakkaan edustajan kanssa käydyt sähköpostikeskustelut sekä tapaamismuistiot.

      4. Koulutetaan kaikki työntekijät ylimmästä johdosta alimpaan suoritusportaaseen saakka ymmärtämään omaa vireyttä ja sen merkitystä suorituskykyyn.  Joissakin yrityksissä jo tämä suunnitelmallinen koulutus riittää väsymyksen riskien ehkäisyyn.

      5. Yksilövalmennus vireyden ongelmakohtiin tarvittaessa. Yritys määrittelee omavastuun ja yrityksen osuuden valmennuksissa sekä sovitaan yhteistyöstä työterveyden kanssa.

      6. Organisaation kehittämistä  sisältäen mm. tiedottamista,  esimiesvalmennusta, luentoja ja koulutusta.

      7. Yksilön toiminnasta riskialttiille aloille kehitetään yhdessä johdon, esimiesten ja  työntekijöiden kanssa organisaatioon jalkautettu hallintamalli, jossa määritellään koulutuksen lisäksi mittarit, raportit, seurannat, tiedotus ja vastuulliset kehittäjät.

 

 



Rajamäellä

10.07.2015

 

Päivi Saarijärvi

FRM -vireysvalmentaja

VITALGO



Viimeisin tarkastus ja päivitys 22.05.2018

Päivi Saarijärvi

 

 

 

 

 

 

Vireysvalmennus

Vireysvalmennus yhdistää ja analysoi vireyden / väsymyksen taustat yksilön ja yrityksen turvallisuutta ja tuloksia tukevaksi kokonaisuudeksi.

Lue lisää...

Virvottaja blogi ja twiittaukset

Yrittäjän mietteitä FRM:stä, vireydestä ja elämästä löydät Virvottaja blogista.

Twitter tili: